Como medir o retorno de um projeto de melhoria na sua fábrica

Novas tecnologias e processos são sempre bem-vindos na indústria – desde que gerem benefícios e retorno financeiro, claro. Mas muitas empresas demoram para aprimorar suas linhas de produção pela falta de uma análise mais objetiva do retorno, de um valor numérico que mostre o real impacto sobre a produtividade.

Mensurar o retorno de um projeto de melhoria em sua fábrica nada mais é do que calcular o retorno sobre o investimento, ou ROI (sigla em inglês). A fórmula padrão é bastante simples: basta dividir o lucro líquido do investimento por seu custo total, e o resultado deve ser multiplicado por 100 para exprimir um percentual (sendo o lucro calculado pelos ganhos financeiros do projeto menos o custo total do investimento realizado). Veja a fórmula:

ROI = [(ganhos financeiros – custo total) / custo total] x 100

Essa é a fórmula matemática para o retorno, mas o que isso significa para um projeto na indústria? Basicamente, que é primordial quantificar muito bem todos os gastos e benefícios relativos a esse projeto, e comparar os dados à situação anterior. Se a melhoria já tiver sido implantada, é possível trabalhar com dados reais da produção e do dia a dia. Se ainda estiver no papel, os cálculos serão baseados nas projeções de produtividade e gastos ao longo do tempo de uso estabelecido. E todos esses dados precisam estar bem definidos no projeto.

Definindo objetivos

Quando estiver na fase do planejamento, procure munir-se do máximo possível de informações sobre seu processo atual. Números de produção, despesas, matéria-prima, capacidade, dados do mercado, de vendas, tudo isso ajudará a definir seus objetivos e entender onde estão os ganhos potenciais de um projeto de melhoria. Quanto mais detalhes, mais completo e realista ficará o projeto – e maiores as chances de gerar os resultados esperados. Qualquer projeto de melhoria numa fábrica deve ter dois pontos muito claros: primeiro, ele deve ter foco em resultados. Ou seja, tenha muito bem definidos quais são os ganhos que você pretende obter ao realizar essas melhorias. E segundo, as especificações devem se encaixar no orçamento.

Tempo de uso

Em se tratando de um projeto para uma linha de produção, onde os benefícios financeiros aparecem aos poucos - conforme a produtividade e a eficiência aumentam -, o ideal é definir um período de tempo como base para os cálculos. Talvez até com vários pontos de comparação, como o retorno em 1 e 2 anos, por exemplo. Mas também é possível usar como base o tempo de uso estimado dos equipamentos instalados, se isso estiver no projeto.

Calculando o custo

Aqui é preciso considerar todos os gastos e despesas decorrentes da melhoria, ou seja, que não existiriam se a fábrica seguisse da mesma forma. Colocar os valores desde a implantação até a operação plena, e ao longo do período definido.

Custos iniciais do projeto
- Consultoria/projeto
- Instalação
- Custos de infraestrutura
- Licenças de software
- Máquinas e equipamentos
- Integração de processos
- Treinamento inicial
- Valor do tempo de parada de máquina para a implantação

Custos periódicos - Manutenções
- Treinamentos pontuais

Custos contínuos
- Custo de operação
- Pessoal
- Matéria-prima
- Insumos

Cenários

O mercado é muito dinâmico e cheio de variáveis impossíveis de controlar, como a economia, taxa de crescimento do mercado, inflação, flutuações de moedas, além da própria sazonalidade comercial - que pode variar de acordo com produto, região e outros fatores. Sendo assim, é primordial que os cálculos do projeto sejam feitos e apresentados com base em três cenários: otimista, realista e pessimista. Isso ajudará na sua tomada de decisões e o deixará preparado para diversas situações.

Calculando os benefícios

Em seguida é preciso definir e quantificar os potenciais ganhos e economias após a aplicação do projeto. Atenção para considerar o mesmo período usado no cálculo de gastos.
- Aumento da produção (lembrando que trabalhar perto do limite de produção aumenta a eficiência, mas o mercado precisa estar pronto para absorver esse adicional)
- Maior qualidade na produção (produto final)
- Redução de destruições devido a erros de produção
- Redução nos custos de produção (incluindo custos ocultos)
- Redução de mão de obra (principalmente em melhorias que envolvem automatização de processos)
- Menos paradas não programadas (manutenção)
- Redução do custo de operação (eficiência)
- Menor risco de acidentes (menos paradas, mais produtividade)
- Maior vida útil de ativos (ciclo de vida)
- Menor tempo de Setup e Startup (eficiência)
- Menor tempo de tomada de decisões (informações integradas)
- Economia na compra de materiais para manutenções
- Economia com menos manutenções inesperadas
- Redução da ociosidade (máquinas e pessoal)
- Redução do desperdício de materiais (economia de matéria-prima e insumos)

No caso específico de projetos para a linha de empacotamento, além dos benefícios acima, temos:
- Maior rapidez e precisão no fechamento de caixas
- Maior agilidade com aplicadores de etiquetas integrados
- Maior controle de pesos e quantidades (balança dinâmica, conferência automática)
- Menor gasto com devoluções e multas devido a erros de empacotamento e identificação<
- Maior segurança na distribuição (rastreabilidade)
- Menos perdas ao garantir integridade do produto (soluções de paletização)

Benefícios adicionais

Em projetos de melhoria bem planejados e implementados em linhas de produção, há também muitos benefícios que são mais difíceis de calcular financeiramente, mas que agregam muito valor - e que, em longo prazo, acabam trazendo lucro e crescimento. Alguns exemplos: - Certificações de equipamentos e processos (maior confiança e valor de marca)
- Uso de materiais sustentáveis (além da economia em materiais, valor de marca)
- Segurança dos funcionários (além da economia de tempo e dinheiro, valor de marca)
- Clima organizacional (equipe protegida, treinada e motivada gera mais eficiência, além da economia com menor rotatividade)
- Com aumento de qualidade, potencial aumento do preço final do produto
- Tempo do time técnico e dos gestores que, com um processo rodando suavemente e de forma confiável, podem focar seus esforços em outras prioridades do negócio

Como vender a ideia para seus superiores

Muitas vezes, um projeto de melhoria na fábrica passa por gestores não muito adeptos de gastar dinheiro com incertezas. Conseguir a aprovação nem sempre é fácil, e seu projeto precisa estar muito bem fundamentado seguindo os pontos discutidos acima. Além disso, veja algumas dicas práticas para ajudar na hora da argumentação:
- Liste claramente todas as ineficiências do processo atual, relacionando com seus desperdícios e despesas adicionais
- Reúna todos os dados numéricos disponíveis para evidenciar os benefícios do projeto
- Organize seus argumentos em gráficos e tabelas, deixando claro o valor da melhoria para o futuro da empresa
- Crie projeções de potenciais ganhos e economias, mostrando valores
- Se não couber no orçamento, planeje a melhoria por partes
- Pesquise opções alternativas, como o comodato de equipamentos, terceirização e consultorias, buscando a melhor relação custo/benefício

Cuidado com suas escolhas

Em vez de preservar a integridade de um sistema projetado para atingir metas de produtividade, muita gente tenta instalar soluções de automação e de melhoria da forma mais rápida e barata possível, e com pouco planejamento. Isso pode gerar inúmeros problemas em médio e longo prazo, e acabar com a oportunidade de reduzir custos e aprimorar a performance no futuro. Escolha seus parceiros e fornecedores com muito cuidado, baseando-se em dados concretos de resultados e reconhecimento no mercado.

Sim, são muitas variáveis. E muitos cálculos. Mas com atenção e cuidado durante o processo, você conseguirá descobrir se o investimento é viável e aplicar as melhorias necessárias para a sua linha de produção.

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